Как не дать бухгалтеру потопить ваш бизнес в Чехии: 7 важных советов
Многие предприниматели в Чехии безоговорочно доверяют своим бухгалтерам, забывая, что они тоже бывают разными. Безалаберный представитель профессии может нанести серьезные убытки бизнесу и добавить седых волос его владельцу.
К сожалению, такие случаи происходят регулярно и полностью защититься от них нереально. Но можно минимизировать риски, если изначально уделить выбору бухгалтера больше внимания, а затем контролировать ключевые моменты его работы.
Юлия Стойка, директор бухгалтерской компании TaxPro Group, дала несколько полезных советов, как именно это сделать.
О компании
TaxPro Group специализируется на регистрации и бухгалтерском сопровождении индивидуальных предпринимателей и юридических лиц в Чехии:
- консультации и рекомендации по выбору организационно-правовой формы предприятия, системы налогообложения, оптимизации налоговых затрат;
- комплексное ведение бухгалтерского учета;
- своевременное начисление и уплата налогов;
- кадровый учет персонала, начисление и выплата зарплаты;
- помощь в получении статуса плательщика НДС;
- помощь с оформлением импорта и экспорта продукции;
- составление управленческих отчетов;
- помощь в открытии филиала или релокации зарубежного бизнеса в Чехию.
Компания работает на чешском рынке более 10 лет, а ее постоянный штат насчитывает 15 сотрудников. У фирмы есть собственный офис в районе Жижков, где всегда помогут решить неотложные вопросы.
Записаться на консультацию и получить подробную информацию о TaxPro Group можно по этой ссылке.
Семь важных советов, как защитить свой бизнес от недобросовестного бухгалтера
1) За свою компанию отвечаете только вы
В Чехии за правильность ведения бухгалтерии и поданных налоговых деклараций всегда отвечает директор фирмы (jednatel), а не бухгалтер, даже когда ошибка или нарушение закона очевидно произошли по его вине.
И если штатного сотрудника-бухгалтера за такую «подложенную свинью» еще можно оштрафовать на сумму до 3,5 месячных зарплат, то стороннего бухгалтера на аутсорсе привлечь к ответственности почти невозможно.
Закон практически никак не защищает владельца бизнеса. Как клиент он может подать в суд на нерадивого бухгалтера только за некачественно оказанную услугу – но это очень размытое понятие и добиться компенсации возникшего ущерба крайне сложно. На практике компания теряет серьезные деньги на штрафах и получает кучу проблем, а бухгалтер выходит сухим из воды.
За бухгалтерию по итогу всегда ответственен директор. Это нужно помнить.
2) Архивация и хранение документов
Как правило, ими занимается бухгалтер, однако и здесь вся ответственность лежит на директоре. Поэтому важно правильно наладить и контролировать процесс.
Если вам дают чеки в физическом виде, то их нужно собирать и передавать бухгалтеру. Нельзя просто сфотографировать и отправить – обязательно должны храниться оригиналы. Это так называемый архив «первички», но также нужно обязательно делать архив налоговых и бухгалтерских документов.
Часто бывает так, что бухгалтер посылает в налоговую неполный отчет или не посылает вообще, а клиенту говорит, что все в порядке и все отправлено. Договоритесь с бухгалтером, чтобы он всегда пересылал вам копии поданных документов и подтверждение факта подачи, чтобы вы лично могли проконтролировать, действительно ли все было отправлено.
Если у вас маленький бизнес я бы посоветовала от своего имени создать «Гугл-Диск», открыть к нему доступ бухгалтеру и попросить копировать туда все документы сразу после подачи – чтобы каждый файл и папка были подписаны и структурированы. Очень удобно иметь весь архив всегда под рукой.
В моей практике бывали ситуации, что нечистоплотные бухгалтеры шантажировали клиентов архивом, или же подавали отчеты, но не сохраняли подтверждения, а налоговая их теряла и приходилось по крупицам собирать доказательства подачи.
Сроки, в течение которых компания обязана хранить документы в архиве, различаются в зависимости от их типа. Но они всегда большие. Например, для НДС это 10 лет.
При проверках налоговая или даже «здравотка» могут запросить договоры, зарплатные листы, визы и другие документы за много лет. Если компания большая, то это колоссальный объем архива. Но хранить и вести необходимо. Таков закон.
3) Регулярное информирование о текущей финансовой ситуации фирмы
Было бы хорошо, чтобы бухгалтер на регулярной основе (хотя бы раз в квартал) информировал вас о текущем финансовом положении компании – в плюсе вы или минусе за отчетный период.
Это важно, чтобы понимать, какой результат получится по итогам года и иметь время на корректировку подоходного налога, дивидендов и других выплат. Речь идет о полностью законных оптимизации и планировании бюджета фирмы.
Бывают ситуации, что предприниматели не готовы к большим отчислениям и им выгоднее замедлить поступление доходов (например, давать меньше рекламы) или вообще приостановить деятельность.
Или же они могли планировать крупные покупки на начало года (например, закупить новые компьютеры для офиса), но будет выгоднее сделать их в декабре, чтобы уменьшить налогооблагаемую базу за текущий год. А бывает, наоборот, что компания планирует взять в следующем году кредит и поэтому ей нужно поднажать и нарастить доходы за текущий период.
4) Бухгалтер должен быть требовательным, а не безразличным
Если бухгалтер при каждом вашем звонке говорит, что все отлично и никаких проблем нет – это повод насторожиться. Когда предприниматель ведет активную деятельность он допускает ошибки регулярно – это неизбежно и нормально. Просто важно исправлять их сразу, а не пускать на самотек.
Вы можете забыть передать фактуру, или оформить что-то неправильно. Для этого и нужен бухгалтер – чтобы контролировать и поправлять вас. Но для этого он должен сказать «не хватает этого» или «мне не нравится то». А если он вас никогда не гоняет и не ругает, это значит, что он не контролирует процесс.
Например, у меня были клиенты, у которых недобросовестные бухгалтеры целый год не обрабатывали банковские выписки, а потом приходилось долго и дорого связывать концы с концами.
Хороший бухгалтер ежемесячно сверяет, чтобы к каждой транзакции в банковской выписке была подтверждающая фактура или чек. Если чего-то не хватает (а обычно всегда чего-то не хватает), он должен написать директору и спросить: «Что это за платежи? Донесите мне чеки». Если бухгалтер не беспокоит вас такими вопросами, значит он обрабатывает банк нерегулярно или не обрабатывает вовсе, хотя вы платите ему за эту услугу.
Хороший бухгалтер должен быть строгим, пунктуальным и требовательным. Пусть лучше он вас гоняет и ругает, чем успокаивает и позволяет копиться проблемам.
5) Оповещение о важных законодательных изменениях
В идеале бухгалтер должен заранее информировать вас о грядущих изменениях в налогах, трудовом кодексе и прочих новинках, которые напрямую касаются вашего бизнеса.
Еще один признак хорошего специалиста – он должен постоянно обучаться и проходить курсы повышения квалификации, в том числе из-за меняющихся законов.
6) Договоритесь с бухгалтером о полномочиях
Лучше заранее договориться с бухгалтером о границе значимости – расходы до какой суммы он может не учитывать без согласования с вами.
Например, если бухгалтер видит в банковской выписке платеж меньше 100 крон и не находит на него подтверждающий чек, то на основании предварительной договоренности он может не тревожить вас и не выяснять, что это за расход, а просто его не учитывать.
Это эффективный способ снижения административной нагрузки, но только для мелких трат ниже оговоренной пороговой суммы. По важным же вопросам и более крупным суммам всегда оставляйте решение за собой – не давайте бухгалтеру слишком много свободы на этот счет.
Например, не разрешайте ему без вашего ведома списывать какую-то неоплаченную фактуру, или же разницу в балансе на 1000 крон, которая непонятно откуда взялась, и так далее.
7) Специализация важна
Я бы рекомендовала выбирать бухгалтера с профильным высшим образованием и практикой именно в Чехии. Причем желательно, чтобы и вуз был чешским, поскольку там помимо прочего разбирается сама философия чешской бухгалтерской системы – как настроены процессы, почему и для чего они так работают и т.д.
При выборе бухгалтера также обязательно уточните его специализацию, чтобы она соответствовала виду вашего бизнеса. Можете позадавать узкопрофильные вопросы, чтобы понять, насколько глубоко он погружен в тему, или же спросить, сколько сейчас у него клиентов с видом деятельности, как у вас.
Часто бывает так, что бухгалтеры на аутсорсе набирают абсолютно разных клиентов, но сами толком не специализируются ни на чем.
Хороший бухгалтер ответит вам честно, что не знаком с аспектами вашего бизнеса и посоветует обратиться к кому-то другому, поскольку углубляться в тему очень затратно по времени и многим это невыгодно.
Например, бухгалтер может иметь многолетний опыт в импорте-экспорте и знать эту нишу досконально, но не разбираться в пассажирских перевозках. Это нормально – знать все невозможно. Поэтому важно изначально выбрать бухгалтера с правильной специализацией.
Частый пример бухгалтерской безалаберности
Клиент предоставил бухгалтеру доступ к «датовой схранке» своей фирмы, но тот не настроил автоматическое оповещение о входящих сообщениях и долгое время не заходил в ящик.
В итоге бухгалтер проворонил письмо от налоговой с требованием явиться для проверки компании. Об этом вызове просто никто не знал – назначенный срок для ответа истек, а от фирмы никто не отозвался.
Причем этот сюрприз обнаружила я, когда клиент уже перешел ко мне. В итоге его прежний бухгалтер в тот же день подал отчет и слезно молил налоговую не назначать крупный штраф – отделались тогда легко, всего 15 тыс. крон.
Как не попасть в такую ситуацию: владельцу «датовой схранки» следует создать в системе дополнительного пользователя, указав контактные данные своего бухгалтера, на которые он получит собственные логин и пароль для входа в эту «датову схранку». Тогда можно будет сделать так, чтобы оповещения о входящих приходили на разные e-mail.
То есть владелец сможет настроить нотификацию на свою электронную почту, а бухгалтер на свою. Это позволит директору быть в курсе входящих писем от налоговой и других ведомств и своевременно контролировать, отреагировал на них бухгалтер или нет.
По всем вопросам бухгалтерского и налогового сопровождения бизнеса можно проконсультироваться в фирме TaxPro Group.
Телефон: +420 777 445 276
Адрес офиса: Rokycanova 240/27, Praha 3
Сайт и соцсети:
https://www.instagram.com/julie_taxpro_cz
.jpg)