Sbírka listin - сборник документов торгового реестра Чехии

Согласно чешским законам, каждое торговое общество (obchodní společnost), в том числе и общество с ограниченной ответственностью (s.r.o.), обязано обнародовать путем отправки в сборник документов (sbírka listin) торгового реестра следующие документы:

-  записи собраний учредителей (valná hromada) о любых изменениях в обществе, включая решения о назначении или увольнении еднателей s.r.o., выплат им вознаграждения и т.д.

- нотариальные записи учредительных договоров и документов, а также все актуальные изменения, касающиеся их;

- договор передачи долей учредителей s.r.o.;

- решение участников общества о его ликвидации;

- заключение эксперта или экспертов по оценке не денежных вкладов в уставный капитал при регистрации общества с ограниченной ответственностью или акционерного общества;

- договор об отдаче в залог доли в уставном капитале общества;

- годовую бухгалтерскую отчетность (účetní závěrka) за прошедший год.

В случае s.r.o. речь идет о трех документах: Výkaz zisku a ztráty (ведомость доходов и расходов), Rozvaha (баланс), Příloha k účetní závěrce (приложение к отчету). При этом торговый закон не определяет точных сроков, когда эти документы должны быть поданы. Говорится лишь, что еднатель обязан отправить их без промедлений. В свою очередь закон о бухгалтерском учете говорит, что документы  бухгалтерской отчетности должны быть отправлены в  сборник документов (sbírka listin) торгового реестра в течение 30 дней после одобрения их собранием учредителей, но не позднее конца учетного периода, следующего за тем, за который сдается отчетность. Другими словами, отчетность за 2013 год должна быть отправлена до 31.12.2014 года.

Технические требования к отправляемым документам.

Согласно § 22 закона č. 304/2013 Sb., «об общественных реестрах юридических и физических лиц», а также § 18 постановления правительства č. 351/2013 Sb, все документы подлежащие размещению в подборке документов торгового реестра, должны подаваться в электронном виде в формате PDF. Они должны соответствовать следующим правилам:

1) Для  каждого отдельного документа (listina) создается свой собственный PDF файл. Соединение нескольких документов в один файл не допускается, так же запрещено разделять целостный документ из нескольких листов на разные файлы. Другими словами, если нужно отправить два договора по 3 страницы каждый, вы не можете объединить их в один файл из 6 страниц.

2) Рекомендуется проверить, не содержит ли предоставляемый документ или его часть информацию, которая согласно закону не может быть обнародована. Если это произойдет, то суд будет вынужден отказать в принятии документа.

3) Размер передаваемых PDF файлов ограничен, и не должен превышать 150 кB на одну страницу. Так, например, документ из 20 страниц не может быть больше 3 MB.

4) Если это возможно, то суд рекомендует создавать PDF документы прямой конвертацией из текстовых редакторов (например, MS Word), а не превращать их в графический образ, например при сканировании или использовании графических редакторов. Список программ, способных преобразовать текстовые файлы в PDF, можно посмотреть тут. Кроме того, в настоящее время в интернете появилось множество простых и бесплатных онлайн-конверторов. Например, вот этот.

5) Запрещается шифрование и любое другое ограничение к прочтению, копированию или печати передаваемых PDF файлов.

Документы следует отправлять в областной суд, ведущий торговый реестр, к которому относится фирма (согласно юридическому адресу). Адреса реестровых судов и их контакты можно посмотреть здесь.

Переведенные в формат PDF документы можно отправить следующими способами:

1) С помощью «Датовой схранки»

2) Письмом на адрес электронной почты суда (e-mail)

3) При помощи специального онлайн сервиса на сайте торгового реестра https://or.justice.cz/ias/nui/submission.html?1

4) Через веб-приложение ePodatelna, доступное на сайте Министерства юстиции Чехии www.justice.cz

5) Обычной почтой на носителях CD-R, CD-RW, DVD-R, DVD+R, DVD-RW, или DVD+RW Общий размер файлов, пересылаемых за один раз, не должен превышать – 10 MB. В противном случае файлы необходимо записать на диск и отправить в суд почтой.

Важные примечания:

1) Для документов, отправляемых через «датову схранку», электронная подпись не требуется. Однако это правило действует только в том случае, если документы отправляются с «датовой схранки» лица, которое записано в открытом реестре юридических и физических лиц, и которого отправляемые документы непосредственно касаются. Проще говоря, отправить документы вашей фирмы без электронной подписи можно либо с вашего аккаунта «датовой схранки», либо с аккаунтов других лиц, которые имеют непосредственное отношение к вашей фирме (другие учредители, еднатели). Если документы отправляются с аккаунта третьего лица, например бухгалтера или адвоката, то они должны быть подписаны заверенной электронной подписью. На практике, если у фирмы есть бухгалтер, то ему просто передается логин и пароль от «датовой срахнки» одного из еднателей. Хотя, конечно, передавать эти данные посторонним лицам не рекомендуется.

2, 3, 4) Для документов, отправленных при помощи e-mail, онлайн-сервиса на сайте торгового реестра или специального веб-приложения ePodatelna, требуется обязательное наличие заверенной электронной подписи, оформленной и выданной аккредитованным провайдером сертификационных служб.  Это требование основано на § 22 odst. 3 zákona č. 304/2013 Sb., «об открытых реестрах юридических и физических лиц» и § 11 zákona č. 227/2000 Sb., «об электронной подписи».

5) К техническим носителям (CD или DVD дискам), отправляемым в суд, обязательно должно быть приложено сопроводительное письмо, которое собственноручно подписывает уставный орган (в s.r.o. это еднатель). Оно составляется в произвольной форме, простым текстом: «Я - ФИО, адрес регистрации - еднатель фирмы – название, IČO, юридический адрес -  отправляю диск со следующими документами – перечислить названия документов». Желательно, чтобы каждый отдельный PDF файл носил имя документа, который он содержит. Если диск отправляет другое лицо (адвокат, нотариус), то должна быть приложена подписанная доверенность, либо ссылка на доверенность, хранящуюся в реестровом суде.

Что будет если вовремя не отправить документы?

Согласно чешскому законодательству, торговому обществу, которое не выполняет своей обязанности по отправке в сборник документов торгового реестра положенных документов, грозит штраф в  размере до 20 тысяч чешских крон. Однако его наложение правомерно только в том случае, если уставный орган торгового общества проигнорирует письмо реестрового суда с требованием незамедлительно предоставить тот или иной документ. Другими словами, сразу штрафовать никто не будет - сначала на юридический адрес фирмы придет письмо с требованием устранить недостатки в сборнике документов, и только в случае невыполнения требования последует штраф. Однако мы настоятельно рекомендуем соблюдать аккуратность и всегда выполнять эту простую обязанность. Сборник документов торгового реестра – это лицо вашей фирмы. Если вы пребываете в Чехии на основании участия в юридическом лице, то чиновник МВД, рассматривающий ваше заявление на продление или получение ВНЖ / ПМЖ, первым делом откроет сайт торгового реестра. Если в подборке документов вашей фирмы он не найдет актуальной бухгалтерской отчетности, или решения собрания учредителей, касающегося вашего еднательского вознаграждения, то у него резонно возникнет вопрос: «А ведет ли деятельность данная фирма? Почему еднатель, который просит продления ВНЖ, не исполняет своих обязанностей?». Бывали случаи, когда из-за такой, казалось бы, мелочи, халатных еднателей вызывали на допрос в МВД.