Datová schránka: основные вопросы

Служба «датовых схранок» (datová schránka) – это информационная система государственного управления, представляющая собой  сеть авторизированных электронных ящиков, посредством которых осуществляется обмен документами между гражданами, юридическими лицами и различными органами государственной власти. При этом электронная версия документа обладает точно такой же правовой силой, как и ее классическая бумажная форма.

«Информационная система датовых схранок» (ISDS) работает с 1.11.2009 на основании закона 300/2008 Sb., «об электронных операциях и авторизированной конверсии документов» (o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů). Контролирует систему Министерство внутренних дел Чехии, а обслуживает государственная компания «Чешская почта». То есть система полностью подконтрольна государству.

Проще говоря, «датова схранка» - это обычный электронный почтовый ящик, с которым в век интернета знаком каждый. Принципиальная разница лишь в том, что «датова схранка» регистрируется на основании персональных данных пользователя, с предоставлением удостоверения личности, и создана в первую очередь для обмена документами с государственными органами. Персональные «датовые схранки» есть у всех государственных ведомств Чехии, и в обязательном порядке должны быть у всех обществ с ограниченной ответственностью (s.r.o) и акционерных обществ (a.s.), зарегистрированных в торговом реестре Чешской Республики.

Проект создавался с целью добиться более эффективной коммуникации между ведомствами, юридическими лицами и гражданами, а именно - ускорить и удешевить документооборот.

Если раньше документы нужно было либо лично передавать в приемную того или иного ведомства, либо отправлять по почте в конверте с маркой, то теперь достаточно дома перевести бумаги в электронный вид и отправить их при помощи «датовой схранки» на адрес нужного ведомства. Это действительно очень удобно. Подробную инструкцию о том, как пользоваться «датовой схранкой» можно прочитать здесь, а сейчас мы рассмотрим наиболее часто задаваемые вопросы.

Кто обязан иметь «датову схранку»?

Согласно чешскому законодательству, «датову схранку» обязаны иметь все юридические лица (их уставные органы (для s.r.o. это еднатели)), записанные в торговом реестре Чехии. Индивидуальные предприниматели и физические лица такой обязанности перед законом не имеют, но по желанию также могут зарегистрировать себе «датову схранку». В свою очередь все органы государственной власти обязаны иметь «датову схранку».

Как зарегистрировать «датову схранку»?  

Для новых торговых обществ, записанных в торговом реестре Чехии (obchodní rejstřík), «датовые схранки» создаются автоматически и бесплатно, поэтому необходимости в каких-либо действиях нет. В течение 30 дней с момента регистрации фирмы на почтовые адреса всех ее еднателей, придут письма с данными для доступа к ящику. Желающие зарегистрировать «датову схранку» физические лица, индивидуальные предприниматели, и не записанные в торговом реестре юридические лица должны обратиться с соответствующим заявлением в Министерство внутренних дел Чехии, которое в течение 3 дней бесплатно создаст электронный ящик. Важно: подпись под заявлением должна быть заверена.

Заявление на создание "датовой схранки" можно подать следующими способами:

1) Лично передать выполненное заявление с заверенной под ним подписью в регистратуру Министерства внутренних дел Чехии. Адреса и время работы регистратур МВД можно найти здесь;

2) Отправить выполненное заявление с заверенной под ним подписью на почтовый адрес Министерства внутренних дел Чехии (Ministerstvo vnitra, Nad Štolou 3, poštovní schránka 21, 170 34 Praha 7);

3) Прийти в любое контактное место системы Czech POINT уже с готовым заявлением, или заполнить его прямо там. В этом случае заверка подписи будет осуществляться на месте, поэтому не забудьте взять с собой удостоверение личности;

4) Отправить выполненное в электронном виде заявление, подписанное сертифицированной электронной подписью, на электронный ящик МВД Чехии posta@mvcr.cz

Как активировать «датову схранку»?

Активировать «датову схранку» очень просто. Для этого в течение 15 дней после получения от МВД Чехии письма с данными для доступа необходимо ввести логин и пароль в соответствующие поля на сайте  www.mojedatovaschranka.cz и войти в систему (нажать на кнопку Přihlásit se). «Датова схранка» активизируется автоматически после первого «захода» в электронный ящик.

У меня есть активированная «датова схранка», теперь я не могу общаться с государственными органами другими способами?

Физические и юридические лица могут и дальше обращаться к органам государственного управления посредством  классической письменной корреспонденции. Однако важно понимать, что свой ответ государственные ведомства, скорее всего, пришлют в электронном виде на «датову схранку», поскольку их к этому обязывает закон.

Что если я не хочу пользоваться «датовой схранкой»? Как я могу отказаться от нее?

Отказаться от «датовой схранки» нельзя, иметь ее – законная обязанность. Закон не может заставить вас пользоваться данным электронным ящиком, но с момента активации «датовой схранки» все чешские органы государственной власти будут общаться с вами предпочтительно через нее – это уже их законная обязанность. Важно помнить, что присланное на вашу «датову схранку» письмо имеет статус заказного. Считается, что человек получил и расписался за получение электронного письма в тот момент, как авторизовался в «датовой схранке». Если пользователь не заходил в «датову схранку» и не видел входящего письма, то оно все равно будет официально считаться врученным 10-м днем с момента доставки. Лицо, которое  не пользуется «датовой схранкой»,  должно быть готово к возможным правовым последствиям.

Наглядный пример: на «датову схранку» фирмы регулярно поступают приглашения (повестки) с требованием в конкретный день явиться  в «социалку», «здравотку» или финансовое ведомство для проведения соответствующих поверок. Если еднатель вовремя не проверит «датову схранку», то он просто не будет знать о назначенных проверках. Оправдаться фразой «я не получал повестку, и не расписывался за нее» не получится, поскольку по чешским законам заказные письма (в том числе пришедшие на «датову схранку») считаются врученными по истечение 10-дневного срока с момента доставки.

Могу ли я настроить переадресацию писем с «датовой схранки» на обычный ящик e-mail?

По причинам охраны персональных данных это не приемлемо: отправлять официальные документы, предназначенные для личного вручения, на незащищенный должным образом ящик электронной почты – небезопасно. Поэтому такая функция не предусмотрена. Однако вы можете настроить свою «датову схранку» таким образом, чтобы она оповещала вас о входящих сообщениях: либо отсылала информационное письмо на указанный e-mail адрес, либо отправляла смс на номер вашего мобильного телефона. В первом случае услуга бесплатная, стоимость второй составляет 3 кроны за каждую смс.

В нашей фирме несколько еднателей, данные для доступа к «датовой схранке» будут у всех одинаковыми?

Нет. Каждому еднателю предоставляется отдельный доступ к фирменной «датовой схранке», со своим собственным логином и паролем. Утеря этих данных одним из еднателей, никак не повлияет на работу остальных пользователей «схранки» данной фирмы. Все отправляемые через «датову схранку» документы подписываются именем конкретного пользователя. Поэтому в «датовой схранке» фирмы можно посмотреть, кто именно из еднателей отправил то или иное письмо.

В нашей фирме появился новый еднатель, как ему получить доступ к «датовой схранке»? Куда обращаться?

В этом случае никуда обращаться не нужно. Система ISDS тесно связана с торговым реестром. Уже на следующий день после появления в торговом реестре информации о назначении нового еднателя фирмы, ему автоматически будет создан доступ к «датовой схранке». Важно: данные для доступа будут отправлены заказным письмом на почтовый адрес постоянного места жительства еднателя, который указан в торговом реестре. Отметим, система ISDS точно так же автоматически закрывает доступ к фирменной «датовой схранке» еднателям, которые сложили свои полномочия. Это также происходит на следующий день после того, как информация об увольнении еднателя появилась в торговом реестре.

Как быть, если нет возможности получить почту по адресу постоянного места жительства? Например, новый еднатель – иностранец, живущий в Чехии без ПМЖ. Письмо с данными для доступа к «датовой схранке» придет на почтовый адрес в другой стране, не лететь же ему из-за этого сотни километров?

Эта проблема легко решается. Все что нужно сделать еднателю, это лично обратиться в любое контактное место системы Czech POINT с заявлением об аннулировании старых данных для доступа, и создании новых. Новые логин и пароль к «датовой схранке» будут бесплатно выданы прямо на месте. Подробнее об этой процедуре читайте в следующем пункте.

Что делать если я забыл/потерял пароль к «датовой схранке»?

Если вы забыли или потеряли данные для доступа к своей «датовой схранке», то необходимо обратиться  в любое из контактных мест системы Czech POINT. Объясните сотруднику службы ситуацию, попросите аннулировать действующие логин и пароль к ящику, и выдать новые. Первая смена пароля - бесплатная. Если в течение последующих 3-х лет вы вновь обратитесь в Czech POINT с той же проблемой, то за смену пароля придется заплатить небольшую пошлину.

Важно помнить, что каждый пользователь «датовых схранок» несет ответственность за возможное злоупотребление электронным ящиком, поэтому процедуру смены пароля лучше не откладывать. Если с заявлением об аннулировании данных доступа к «датовой схранке» обратился лично ее владелец, то новые логин и пароль будут выданы сразу. Если же о смене данных доступа просит доверенное лицо владельца, то заявление вместе с доверенностью будут переданы МВД, а ответ с новыми данными придет на указанный почтовый адрес спустя некоторое время.

Не могу войти в «датову схранку»:  еще вчера пароль действовал, а сегодня система его не принимает. В чем дело?

В целях безопасности пароль к «датовой схранке» действует ограниченное время – 90 дней. Когда срок действия текущего пароля подходит к концу, система информирует пользователя о необходимости его смены каждый раз, когда тот заходит в электронный ящик. После истечения 90-дневного срока пользователь все равно сможет зайти в «схранку» по старому паролю, но не более 5 раз. Когда пользователь исчерпает лимит в 5 «заходов», но так и не сменив пароль, доступ к «датовой схранке» будет автоматически заблокирован - придется идти в Czech POINT и выполнять описанную в предыдущем пункте процедуру. Чтобы этого не произошло у владельца «схранки» есть два пути:

1) раз в три месяца менять в настройках «схранки» старый пароль на новый;

2) все в тех же настройках «датовой схранки» сделать текущий пароль бессрочным. Потом, в случае необходимости, 90-дневный лимит действия пароля можно будет вновь включить.

Могу я передать доступ к своей «датовой схранке» другому лицу?

Доступ к  «датовой схранке» предназначен только тому лицу, для которого она и была создана. Все письма и документы, отправляемые при помощи вашей «датовой схранки» подписываются вашим именем и имеют правовую силу. Передавая данные доступа к «схранке» другим лицам помните, что вы действуете на свой страх и риск.

Однако существует альтернатива. Владелец «датовой схранки» может назначить ответственное лицо или администратора, которые будут работать с электронным ящиком в рамках делегированных прав. Подробнее об этой процедуре читайте в нашей отдельной статье.